일의 우선순위 정하는 법 GTD vs 칸반 비교

일의 우선순위 정하는 법 | GTD vs 칸반 비교

 

업무가 쌓이면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 때가 많습니다. 효율적으로 일의 우선순위를 정하는 방법을 익히면 불필요한 스트레스를 줄이고 생산성을 극대화할 수 있습니다. 이번 글에서는 대표적인 업무 관리 기법인 GTD(Getting Things Done)와 칸반(Kanban)을 비교하며 최적의 방법을 찾아보겠습니다.

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✅ 우선순위를 정하는 것이 중요한 이유

1. 생산성 향상 → 중요한 일을 먼저 해결하면 성과 극대화 가능
2. 시간 낭비 방지 → 비효율적인 업무에 시간을 쓰지 않도록 관리
3. 스트레스 감소 → 해야 할 일의 명확한 계획 수립으로 정신적 부담 줄이기
4. 목표 달성률 상승 → 단계적으로 일을 처리하며 계획적인 업무 수행 가능

✅ 결론: 우선순위를 잘 정하면 효율성과 성과가 동시에 증가합니다!

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✅ GTD(Getting Things Done) 방식이란?

📌 GTD(Getting Things Done)란?

• 미국의 생산성 전문가 데이비드 앨런(David Allen)이 개발한 업무 관리법
• 머릿속에서 모든 할 일을 정리하여 업무 부담을 줄이고 체계적으로 정리하는 방식

GTD 실행 5단계

✅ 1. 수집 (Capture) → 해야 할 모든 일을 리스트로 정리
✅ 2. 명확화 (Clarify) → 각 업무의 실행 가능 여부 확인 및 정리
✅ 3. 정리 (Organize) → 우선순위를 설정하고 업무를 카테고리화
✅ 4. 실행 (Engage) → 계획한 순서대로 업무 진행
✅ 5. 검토 (Review) → 정기적으로 업무 계획 점검 및 보완

📌 예시:

• 이메일, 회의록, 메모 등을 하나의 리스트로 수집
• 급한 업무, 장기 프로젝트, 단순 반복 작업 등으로 분류
• 하루에 처리할 수 있는 양을 정하고 실행

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✅ 칸반(Kanban) 방식이란?

📌 칸반(Kanban)이란?

• 일본 도요타에서 개발한 업무 관리 방식으로, 한눈에 업무 진행 상황을 파악할 수 있도록 시각화한 시스템
• '해야 할 일(To Do) → 진행 중(Doing) → 완료(Done)' 형태로 업무 흐름을 관리

칸반 실행 방법

✅ 1. 칸반 보드 만들기 → 업무를 'To Do', 'Doing', 'Done'으로 구분
✅ 2. 우선순위 높은 작업부터 시작 → 중요도가 높은 업무를 먼저 진행
✅ 3. 진행 중인 업무 최소화 → 한 번에 많은 작업을 처리하지 않도록 제한
✅ 4. 완료된 업무는 기록 후 검토 → 작업 완료 후 피드백 진행

📌 예시:

• Notion, Trello, Jira 같은 툴을 사용해 칸반 보드 관리
• 칸반 보드를 이용해 프로젝트 진행 상황 시각화

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✅ GTD vs 칸반 비교

구분	GTD (Getting Things Done)	칸반 (Kanban)
목적	업무 정리 & 우선순위 설정	업무 진행 과정 시각화
적합한 상황	다양한 업무를 체계적으로 정리해야 할 때	프로젝트 관리 및 팀 협업 시
방식	리스트를 기반으로 한 단계별 실행	보드를 활용한 업무 흐름 관리
사용 툴	Notion, Evernote, Todoist	Trello, Jira, Asana
장점	업무가 많아도 체계적으로 정리 가능	현재 진행 상황을 쉽게 파악 가능
단점	너무 많은 리스트가 쌓이면 관리 어려움	동시에 너무 많은 작업을 하면 혼란 발생

✅ GTD는 업무가 많고 계획적으로 정리해야 할 때 유용
✅ 칸반은 시각적으로 업무 진행 상황을 확인해야 할 때 효과적

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✅ 우선순위를 정하는 실전 방법

1️⃣ 중요도와 긴급도를 구분하는 '아이젠하워 매트릭스' 활용

✔ 긴급하고 중요한 일 → 즉시 실행 (예: 마감 임박한 프로젝트)
✔ 긴급하지 않지만 중요한 일 → 계획 후 실행 (예: 장기 목표 설정)
✔ 긴급하지만 중요하지 않은 일 → 위임 가능 (예: 이메일 응답)
✔ 긴급하지도 중요하지도 않은 일 → 과감히 삭제 (예: SNS 확인)

📌 예시:

• ✅ 긴급 & 중요: 내일까지 마감해야 하는 보고서 작성
• ❌ 긴급 & 중요하지 않음: SNS 댓글 확인

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2️⃣ 80/20 법칙 (파레토 법칙) 적용

• 전체 성과의 80%는 핵심 업무 20%에서 나온다
• ✅ 가장 중요한 20%의 업무를 먼저 처리하는 습관 기르기

📌 예시:

• 직장인 → 핵심 프로젝트 2개가 전체 성과의 80% 차지
• 학생 → 시험 범위 중 주요 개념 20%가 시험 점수의 80%에 영향

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3️⃣ 타임 블로킹 기법 활용 (시간을 블록 단위로 관리)

• ✅ 구글 캘린더 & 플래너로 일정 블록 지정
• ✅ "오전 9시11시: 기획안 작성" / "오후 2시4시: 보고서 작업"
• ✅ SNS 확인 시간도 별도로 설정 (예: 점심시간 10분)

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✅ 실천 체크리스트

☑ GTD 또는 칸반 방식 중 나에게 맞는 방법 선택하기
☑ 아이젠하워 매트릭스로 업무 우선순위 정하기
☑ 핵심 20% 업무 먼저 처리하기 (80/20 법칙 적용)
☑ 타임 블로킹 기법을 활용하여 시간 관리하기
☑ 불필요한 업무 줄이고 생산성을 높이는 습관 기르기

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📌 결론

업무의 우선순위를 정하는 것은 시간 관리와 생산성을 극대화하는 핵심 요소입니다.
✔ GTD는 업무 정리에 효과적, 칸반은 진행 상황을 시각화하는 데 유용
✔ 아이젠하워 매트릭스와 80/20 법칙을 활용해 중요한 업무에 집중
✔ 타임 블로킹 기법을 통해 효율적인 일정 관리 가능

✅ 오늘부터 실천하여 더욱 체계적인 업무 관리를 시작해보세요! 🚀